Hiptown améliore sa gestion comptable et réduit les erreurs grâce aux exports automatisés
Introduction
Hiptown, fondée en 2019, transforme des espaces non utilisés en actifs générateurs de revenus en créant des espaces de coworking et des bureaux flexibles en France. En seulement quelques années, l'entreprise a ouvert une vingtaine de sites, ce qui a entraîné une gestion de plus en plus complexe des abonnements clients et des processus comptables associés.
Afin d'améliorer la gestion de ses transactions et de ses abonnements, Hiptown a cherché à automatiser son export comptable, permettant à son équipe de comptabilité de mieux suivre et vérifier les opérations de manière centralisée.
Solution et déroulé du projet
Pour répondre aux besoins de Hiptown, Terros a mis en place une solution d’automatisation de l’export comptable, intégrant les abonnements et transactions via Stripe, ainsi que des exports de tickets de caisse depuis Tactill. Chaque semaine, plusieurs fichiers d’exports consolidés sont envoyés à partir de ces différentes sources à l’équipe comptable de Hiptown. Ces fichiers regroupent toutes les transactions de la semaine, les informations d’abonnement, ainsi que des métadonnées spécifiques permettant de simplifier la gestion et le suivi des clients.
Résultats et Feedback
- Gain de temps significatif : Réduction des tâches manuelles liées à la gestion des abonnements et des transactions.
- Automatisation hebdomadaire : Génération automatique de fichiers consolidés chaque lundi matin, rassemblant toutes les transactions et abonnements.
- Amélioration de la précision comptable : Vérification plus rapide et plus fiable des paiements et des abonnements des clients.
- Centralisation des informations : Toutes les données nécessaires sont accessibles depuis un seul fichier, incluant des métadonnées spécifiques pour un suivi optimisé de la facturation.
- Réduction des erreurs : Moins d’interventions manuelles signifie moins de risques d’erreurs comptables.
"L’automatisation mise en place par Terros a représenté un gain de temps considérable pour notre équipe, qui n’a plus besoin de traiter manuellement les transactions liées aux abonnements, aux loyers, et aux ventes en caisse. Le système est non seulement plus rapide, mais il est également très précis, ce qui est crucial pour gérer les gros volumes de facturation auxquels nous faisons face. Nous disposons désormais d’une vue centralisée de toutes nos transactions hebdomadaires, ce qui facilite grandement notre suivi financier et limite les risques d’erreurs. Grâce à cette solution, nous avons pu optimiser notre efficacité et nous concentrer davantage sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.”
Alison Flipo
Contrôle de gestion chez Hiptown