Hubby : Solution pour la gestion des espaces de bureaux
Introduction
Hubby est une application Web et Mobile de gestion des espaces de bureaux, développée par Terros. Conçue pour répondre aux besoins des assets managers, des managers de site, ainsi que des entreprises locataires. Hubby propose une approche modulaire permettant de gérer efficacement les bureaux. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, elle simplifie la gestion quotidienne des espaces, des équipements, des incidents, ou encore des réservations.
Quels étaient les objectifs ?
Le principal objectif de Hubby est d'offrir une solution permettant aux gestionnaires de bureaux et aux occupants de :
- Améliorer la gestion des espaces de travail grâce à des outils de réservation de salles et de suivi de l'occupation en temps réel.
- Optimiser la gestion des équipements pour éviter les interruptions de service et améliorer la productivité.
- Faciliter la communication entre les différents occupants des espaces.
- Accélérer la résolution des incidents en permettant une déclaration et un suivi simplifié.
- Intégrer des services externes pour offrir une gestion centralisée et harmonisée des ressources.
Solution et déroulé du projet
Développement de la plateforme : Hubby permet de répondre aux besoins des gestionnaires d'immeubles et des entreprises locataires, en intégrant des fonctionnalités adaptables aux différentes tailles de sites et types de collaborateurs.
Modules Clés Déployés :
- Réservation des espaces : Les utilisateurs peuvent réserver des salles de réunion ou espaces partagés directement via l’application.
- Gestion des équipements : Un suivi en temps réel des équipements est effectué, avec la possibilité de catégoriser les types d’équipements (ordinateurs, imprimantes, tablettes, etc). Hubby propose également la gestion de plans interactifs, qui offre une visualisation claire des ressources disponibles. Les utilisateurs peuvent identifier les équipements présents dans chaque salle. Pour les managers, ce plan interactif permet de créer, visualiser, modifier, archiver et supprimer des plans de sites selon les besoins. De plus, Hubby permet d’affecter directement des occupants et des équipements à des salles dans le plan interactif. Cette fonctionnalité offre une meilleure représentation des espaces, en permettant aux utilisateurs de visualiser rapidement qui utilise quel espace et quels équipements sont disponibles
- Gestion des incidents : Hubby permet une déclaration rapide des incidents, avec un tableau de bord offrant une vue d'ensemble des incidents en attente et en cours.
- Module d'Intelligence Artificielle (IA) : Un outil IA aide les managers de site à animer leurs espaces de manière plus personnalisée.
- Intégrations de services externes : Hubby se connecte à d'autres plateformes pour une gestion centralisée et automatisée.
Déploiement personnalisé : L'application a été conçue pour être déployée de manière flexible, avec un système tarifaire dégressif selon le nombre d'utilisateurs et les besoins spécifiques des sites.
Technologies utilisées : Nuxt.js, Vue.js, Node.js, Postgresql, Nginx, React Native
Résultats et Feedback
Après seulement quelques mois d'utilisation, les bénéfices pour les utilisateurs ont été significatifs :
- Optimisation de l’utilisation des salles : Le taux d’utilisation des salles de réunion a augmenté de 45 %. Grâce à l’affichage en temps réel, les employés réservent uniquement les salles dont ils ont besoin, et les salles non utilisées sont rapidement libérées pour d'autres équipes.
- Réduction des incidents non signalés : Le nombre d’incidents liés aux équipements défectueux a diminué de 40 % grâce à une meilleure gestion des signalements. L’équipe IT reçoit immédiatement une notification lorsqu'un problème est signalé, réduisant ainsi les délais de réparation.
- Gain de temps administratif : L’équipe en charge de la gestion des espaces de travail consacre désormais 50 % moins de temps aux tâches manuelles liées aux réservations et aux incidents. Cela leur permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Satisfaction des employés : Avec une interface simple et un accès rapide aux informations, nos utilisateurs expriment une plus grande satisfaction quant à leur expérience de travail, avec des retours positifs sur la flexibilité et la simplicité d’utilisation de la plateforme.
“Nous avons pleinement pu mesurer l'impact de Hubby sur la gestion de nos bureaux chez Terros. C’est une solution que nous recommandons sans hésiter à toute entreprise cherchant à optimiser ses espaces de travail, améliorer la gestion des ressources et fluidifier la communication interne.”
Jeremy Fournier
Product Manager - Terros