Automatiser la facturation client d’un groupe de restauration d’entreprise
Présentation du client
Serenest, leader en restauration premium pour entreprises, opère plus de 60 sites de bureaux en Île-de-France. Avec une réputation d’excellence et de service personnalisé, Serenest aspire à renforcer ses processus financiers pour mieux refléter sa qualité de service et absorber la croissance de son portefeuille client.
Projet
Serenest a sollicité Terros pour créer une solution sur mesure qui automatise son processus de facturation en s’intégrant notamment avec le système de caisse PiElectronique.
Objectif
Développer une plateforme d’automatisation de facturation qui non seulement facilite et sécurise la gestion des transactions financières mais aussi améliore l’efficacité pour les clients de Serenest.
Key metrics
Pourquoi automatiser le processus de facturation ?
La facturation est cruciale pour toute entreprise en croissance, car elle impacte la gestion des flux de trésorerie et la relation client.
La diversité des offres et des clients Serenest rendaient le suivi du chiffres d’affaires et le processus de facturation client particulièrement complexe, chronophage, sujet à erreur et difficilement automatisable via les outils du marché.
L’intégration des revenus dans une plateforme unique et l’automatisation de factures répond à un triple objectif pour Serenest :
- Réactivité : Etablir et envoyer les factures rapidement après les transactions
- Suivi : L’intégration des différentes sources de revenus permet, en temps réel, un suivi précis du chiffre d’affaires grâce à des tableaux de bord.
- Fiabilité : Rationaliser le processus et limiter les risques d’erreur dans la facturation client.
Un projet ambitieux
La plateforme automatise la génération, le contrôle et l’envoi des factures client à partir de l’import des transactions des différentes activités de Serenest :
- tickets de caisse PiElectronique pour la restauration
- commandes issues d’Event by Serenest pour l’évènementiel
Désormais, les équipes Serenest disposent d’une plateforme unique plus rapide, plus fiable et d’informations actualisées en temps réel pour analyser précisément les revenus de l’ensemble des sites d’affaires
Administration de la plateforme
Les accès sont gérés selon le principe de Moindre Privilège pour protéger les données sensibles.
Un système de permissions à 2 niveaux a été mis en place :
Fonctionnel : Les différentes fonctionnalités de la plateforme sont accessibles en fonction du type d’accès de l’utilisateur (lecture, écriture, aucun droit). Par conséquent, les options de menu sont masquées et inaccessibles si l’utilisateur n’a pas les accès en lecture. En cas d’accès en lecture seule, les informations sont affichées mais ne peuvent pas être éditées, supprimées ou ajoutées.
Client : Un utilisateur peut accéder uniquement aux informations des Clients sur lesquels il a des droits.
Paramétrage de la plateforme
Les utilisateurs habilités peuvent effectuer le paramétrage des clients et des éléments comptables, à savoir :
- Les informations de facturation Serenest
- Les informations de chaque client (contact facturation, adresse…) et leurs paramètres de contrat spécifiques (conditions de paiement, mode de calcul des frais fixes, types de revenu à facturer…)
- Types de revenu facturés (code article, comptes comptables)
Suivi des revenus en temps réel
L’optimisation du processus de récupération automatique des revenus via les intégrations aux systèmes PiElectronique et Event by Serenest permet de consulter en temps réel les revenus de +850 clients.
La répartition de ce chiffre d’affaires entre les différentes activités (Self, Cafétéria, Brasserie, Evénementiel) peut être visualisée par semaine, par jour et en cumulé sur la période choisie.
Facturation automatisée et flexible ️
Toute facture client émanant de Serenest est générée par la plateforme à partir des revenus enregistrés et des paramètres de contrat spécifiques, avant d’être envoyée automatiquement en pièce jointe d’un mail.
La plateforme IAS permet de :
- Facturer automatiquement les revenus évènementiels Event by Serenest le jour même de la livraison de la commande
- Générer automatiquement des factures RIE proforma à partir des tickets de caisse. Après contrôle et/ou modification, la facture est validée en un clic.
- Facturer automatiquement les revenus de frais fixes spécifiques à chaque client
- Générer automatiquement des avoirs à partir de factures émises
- Créer manuellement des factures et des avoirs pour conserver une flexibilité maximale en cas de besoins particuliers
Chaque facture émise est instantanément transmise au client dans un email envoyé automatiquement.
Ecritures comptables et suivi des transactions
- Génération automatique des écritures comptables importées dans le logiciel de comptabilité
- Effectuer un suivi mensuel précis des transactions grace à système de clôture comptable
- Effectuer le contrôle des factures via différents exports excel (détail de toutes les transactions facturées par mois et par convive pour la restauration, comparaison des factures et des commandes associées pour l’événementiel)
Résultats et Feedback
3 mois après son lancement, la plateforme IAS est un succès :
- 100% des fiches clients sont renseignées sur la plateforme ainsi que leurs paramètres de contrat spécifiques
- 100% des revenus évènementiels provenant d’Event by Serenest est facturée automatiquement à la livraison des commandes, sans aucune intervention humaine.
- 60% des factures RIE sont générées de manière semi-automatique : la plateforme crée la proforma, ses différentes lignes et calcule les montants à partir du destinataire, de la période sélectionnés par le/la comptable.
- 30% des factures RIE sont générées de manière automatique tout en conservant la possibilité de contrôle avant validation.
- 10% des factures RIE sont générées via la plateforme en renseignant les montants et quantité manuellement lorsqu’elles concernent des revenus exceptionnels ou des transactions non enregistrées par une caisse PiElectronique.
- Les avoirs sont générés automatiquement en un clic à partir d’une facture émise.
La plateforme est utilisée par toute l’équipe Comptabilité, Finance et Contrôle de Gestion de Serenest.
Son adoption a été particulièrement rapide du fait d’une conception sur-mesure, réalisée en collaboration étroite avec les équipes Serenest, qui a permis d’intégrer leurs concepts, leurs besoins spécifiques et leur vocabulaire dans la plateforme.
Un soin tout particulier a été apporté à l’ergonomie de la plateforme, la rendant à la fois fluide et intuitive.
La vitesse de prise en compte des demandes d’évolution a également été louée par les utilisateurs.