Hiptown améliore sa gestion comptable et réduit les erreurs grâce aux exports automatisés

Introduction

Hiptown, fondée en 2019, transforme des espaces non utilisés en actifs générateurs de revenus en créant des espaces de coworking et des bureaux flexibles en France. En seulement quelques années, l'entreprise a ouvert une vingtaine de sites, ce qui a entraîné une gestion de plus en plus complexe des abonnements clients et des processus comptables associés.

Afin d'améliorer la gestion de ses transactions et de ses abonnements, Hiptown a cherché à automatiser son export comptable, permettant à son équipe de comptabilité de mieux suivre et vérifier les opérations de manière centralisée.

Solution et déroulé du projet

Pour répondre aux besoins de Hiptown, Terros a mis en place une solution d'automatisation de l'export comptable, intégrant les abonnements et transactions via Stripe, ainsi que des exports de tickets de caisse depuis Tactill. Chaque semaine, plusieurs fichiers d'exports consolidés sont envoyés à partir de ces différentes sources à l'équipe comptable de Hiptown. Ces fichiers regroupent toutes les transactions de la semaine, les informations d'abonnement, ainsi que des métadonnées spécifiques permettant de simplifier la gestion et le suivi des clients.

Résultats et Feedback

• Gain de temps significatif : Réduction des tâches manuelles liées à la gestion des abonnements et des transactions.

• Automatisation hebdomadaire : Génération automatique de fichiers consolidés chaque lundi matin, rassemblant toutes les transactions et abonnements.

• Amélioration de la précision comptable : Vérification plus rapide et plus fiable des paiements et des abonnements des clients.

• Centralisation des informations : Toutes les données nécessaires sont accessibles depuis un seul fichier, incluant des métadonnées spécifiques pour un suivi optimisé de la facturation.

• Réduction des erreurs : Moins d'interventions manuelles signifie moins de risques d'erreurs comptables.