Automatiser la facturation client d'un groupe de restauration d'entreprise

Présentation du client

Serenest, leader en restauration premium pour entreprises, opère plus de 60 sites de bureaux en Île-de-France. Avec une réputation d'excellence et de service personnalisé, Serenest aspire à renforcer ses processus financiers pour mieux refléter sa qualité de service et absorber la croissance de son portefeuille client.

Objectif

Développer une plateforme d'automatisation de facturation qui non seulement facilite et sécurise la gestion des transactions financières mais aussi améliore l'efficacité pour les clients de Serenest.

Pourquoi automatiser le processus de facturation ?

La facturation est cruciale pour toute entreprise en croissance, car elle impacte la gestion des flux de trésorerie et la relation client.

La diversité des offres et des clients Serenest rendaient le suivi du chiffre d'affaires et le processus de facturation client particulièrement complexe, chronophage, sujet à erreur et difficilement automatisable via les outils du marché.

Un projet ambitieux

La plateforme automatise la génération, le contrôle et l'envoi des factures client à partir de l'import des transactions des différentes activités de Serenest :

• tickets de caisse PiElectronique pour la restauration

• commandes issues d'Event by Serenest pour l'évènementiel

Désormais, les équipes Serenest disposent d'une plateforme unique plus rapide, plus fiable et d'informations actualisées en temps réel pour analyser précisément les revenus de l'ensemble des sites d'affaires.

Résultats et Feedback

3 mois après son lancement, la plateforme IAS est un succès :

• 100% des fiches clients sont renseignées sur la plateforme ainsi que leurs paramètres de contrat spécifiques

• 100% des revenus évènementiels provenant d'Event by Serenest est facturée automatiquement à la livraison des commandes, sans aucune intervention humaine.

• 60% des factures RIE sont générées de manière semi-automatique : la plateforme crée la proforma, ses différentes lignes et calcule les montants à partir du destinataire, de la période sélectionnés par le/la comptable.

• 30% des factures RIE sont générées de manière automatique tout en conservant la possibilité de contrôle avant validation.

• 10% des factures RIE sont générées via la plateforme en renseignant les montants et quantité manuellement lorsqu'elles concernent des revenus exceptionnels ou des transactions non enregistrées par une caisse PiElectronique.

La plateforme est utilisée par toute l'équipe Comptabilité, Finance et Contrôle de Gestion de Serenest. Son adoption a été particulièrement rapide du fait d'une conception sur-mesure, réalisée en collaboration étroite avec les équipes Serenest.